modern office

Weg vom Papier, hin zur Digitalisierung - Die moderne Arbeitswelt bietet grosses Sparpotential.

Arbeitswelt im Wandel – wie Unternehmen reagieren können

Technologie Wie sieht die Arbeitswelt in 15 Jahren aus? Die Unternehmen tun gut daran, sich damit zu befassen. Wer sich den neuesten Arbeitsweisen nicht anpasst, könnte vom Markt verdrängt werden.

Gerold Brütsch-Prévôt

Gerold Brütsch-Prévôt

Hilfe beim Dokumentenmanagement

Brauchen Sie Hilfe bei der Verwaltung Ihrer Dokumente oder wollen Sie Ihre Kosten reduzieren? Kontaktieren Sie Ricoh und finden Sie heraus, welches Optimierungspotential Ihr Unternehmen hat.

Ricoh kontaktieren

Die Arbeitswelt verändert sich. Deshalb ist die Identifizierung neuer Trends, die die zukünftige Arbeitsweise beeinflussen werden, wichtiger denn je. Sich darauf vorzubereiten und zu reagieren, ist für Firmen jeder Grösse überlebenswichtig. Dazu kommt, dass sich die Arbeitgeber auch auf eine neue Mitarbeiter-Generation einstellen müssen. Die «Digital Natives» und «Mobile Workers» erwarten heute ganz selbstverständlich eine moderne Infrastruktur und alle Möglichkeiten des mobilen Arbeitens. Sie sind sich gewohnt, interaktiv zusammenzuarbeiten und wollen von unterschiedlichen Locations aus auf Informationen und Daten zugreifen können.

Nur acht Prozent der europäischen Unternehmen sind bereit für den digitalen Binnenmarkt.

Der digitale Binnenmarkt ist bald Realität

Die EU hat einen festen Plan für die Umsetzung eines digitalen Binnenmarkts bis Ende dieses Jahres. Was bedeutet dies jedoch konkret? Welche Auswirkungen wird dies auf die Arbeitnehmer haben? Und wie können sich Unternehmen vorbereiten, um den zusätzlichen Wettbewerb in den Griff zu bekommen? Eine Studie mit dem Titel «Digitaler Markt: Hoffnung oder Hype?», durchgeführt von Coleman Parkes Research und gesponsert von Ricoh Europe, zeigt auf, dass nur acht Prozent der europäischen Unternehmen für den digitalen Binnenmarkt bereit sind.

kein Papier

Die Zukunft ist papierlos

Alle reden davon – doch in vielen Firmen ist das papierlose Büro immer noch in weiter Ferne; in den Büros wird immer noch fleissig ausgedruckt und abgelegt. Und das auch da, wo mobile Endgeräte bereits im beruflichen Alltag integriert sind und mit Smartphones, Notebooks und Tablets kommuniziert wird. Die Daten wären also digital und mobil verfügbar und das Ausdrucken in den meisten Fällen nicht mehr nötig.

Effizienter ohne Papier

Ohne Papier geht in den Büros die Arbeit einfacher von der Hand. Geschäftsprozesse werden effizienter, wenn manuelle Vorgänge entfallen und sich viele Routineaufgaben sogar ganz automatisieren lassen. Wesentlich vereinfacht wird der Abschied vom Papier durch die jüngsten technischen Fortschritte. Richtig implementiert und konfiguriert kann ein Dokumentenmanagement-System (DMS) allen Mitarbeitern rasch Zugriff auf erforderliche Unterlagen verschaffen. So können Sie Ihre täglichen Aufgaben schneller erledigen, Ihre Arbeitsergebnisse sicher archivieren und gegebenenfalls gemeinsam daran arbeiten. Ein DMS befreit Sie von mühsamen, zeitraubenden Arbeiten und von der zeitraubenden und teilweise vergeblichen Suche nach benötigten Informationen.

Allein in Deutschland werden pro Jahr 29 Milliarden Rechnungen per Post verschickt; Druck, Papier und Versand kosten 30 Milliarden Euro.

Lager

Riesiges Sparpotenzial

Der Dokumenten-Austausch kann auch auf Lieferanten und Partnerfirmen ausgedehnt werden. Übermittelt beispielsweise ein Lieferant Informationen digital, können alle für die Bearbeitung notwendigen Daten automatisch aus diesen Dateien und elektronischen Formularen extrahiert werden. Das macht die erneute Datenerfassung überflüssig. Statt die Daten noch einmal eingeben zu müssen, können die Mitarbeiter sich auf die Prüfung der Daten konzentrieren. Vor allem die elektronische Rechnungsstellung birgt ein riesiges Einsparpotenzial. Allein in Deutschland werden pro Jahr 29 Milliarden Rechnungen per Post verschickt; Druck, Papier und Versand kosten 30 Milliarden Euro. Durch eine effektivere Handhabung können Wirtschaft und Verwaltung bis zu 500 Milliarden Euro sparen.

Die Anforderungen dieser neuen Arbeitswelt verlangen nach einer gut integrierten vernetzen Arbeitsumgebung.

Collaborative Workspace – weltweit vernetzt

Die Unternehmen sind immer internationaler aufgestellt – das heisst, die Mitarbeitenden und Spezialisten sind oft dezentral in der Schweiz oder über die ganze Welt verteilt. Die Kommunikation wird damit zur Herausforderung. Die Anforderungen dieser neuen Arbeitswelt verlangen nach einer gut integrierten vernetzen Arbeitsumgebung (Collaborative Workspace), einer Technologie also, die Gruppen und einzelnen Mitarbeitenden erlaubt, zusammenzuarbeiten – so, als wären sie im Büro nebenan und nicht tausende von Kilometern voneinander entfernt.

Produktiver und nachhaltig

Durch eine untereinander verbundene Umgebung von verschiedenen Standorten, in welcher alle Teilnehmenden die Möglichkeit haben, miteinander zu kommunizieren und interagieren, wird Produktivität gesteigert und die unternehmensweite Kommunikation verbessert. Viele Reisen zu Meetings werden dadurch überflüssig, was wiederum die Umweltbelastung reduziert.