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Outsourcing ist Vertrauenssache und günstiger.

Tipps und Vorteile zu Outsourcing Buchhaltung und allgemein

Leadership Konzentration auf die Kernkompetenzen und alles andere outsourcen und den Fachleuten überlassen – das klappt in den meisten Fällen auch bei der Buchhaltung.

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Das richtige Auslagern:

Die wichtigsten drei Erfolgsfaktoren sind :

1. Der richtige Auslagerungsgegenstand
2. Der geeignete Partner
3. Die konsequente Umsetzung.

Hierbei gilt unbedingt die für jedes Unternehmen die spezifische Ausgangslage der Firma und die Marktsituation zu betrachten, so dass man nicht die falschen Services auslagert. Und nicht jeder Outsourcing-Partner passt zum jeweiligen Anwender-Unternehmen.

Sämtliche Kosten in einem KMU müssen laufend überprüft werden, um die Konkurrenzfähigkeit zu erhalten. In einer Zeit, in der Zuverlässigkeit, hohe Qualität und Lieferfähigkeit von den Einkäufern und Kunden als völlig selbstverständlich angesehen werden, ist für die Auftragsvergabe fast immer nur der Preis massgebend. Deshalb müssen Kostenoptimierungsprozesse laufend überprüft werden, ob sie voll ausgeschöpft sind und wo im Betrieb weitere Kosten eingespart werden können.

Auf dem Prüfstand stehen dabei die Kosten für Marketing und Werbung, für Soft- und Hardware in der IT-Abteilung, Personalkosten und auch Vertriebskosten, die alle auch bis zu einem gewissen Punkt optimiert werden können, ohne letztlich die Leistungsfähigkeit der Produktion oder der entsprechenden Dienstleistung zu gefährden. Viele Beispiele zeigen allerdings auch, dass nicht immer mit glücklicher Hand eingespart wird.

Tipps zu Outsourcing:

  1. Sie können in den Bereich der IT-, Finanz- oder HR-Abteilungen und Produktionsprozesse outsourcen.
  2. Ob man Kosten einsparen kann, kann man nur herausfinden, indem man die Vor- und Nachteile einander genenüberstellt. Es gilt auch abzuwägen, ob die neu anfallenden Drittkosten gegenüber den eingesparten internen Personalkosten rentieren. Allgemein zeigen Erfahrungswerte aber, dass man durch das Outsourcen tiefere Betreibskosten hat.
  3. Für die Qualität ist es wichtig, eine richtige Ansprechsperson im Outsoucing Partner zu finden. Man sollte unbedingt die verschiedenen Anbieter vergleichen. Nicht jeder Outsourcing-Partner passt zum jeweiligen Anwender-Unternehmen. Neben wirtschaftlichen Punkten sind insbesondere die Unternehmenskultur und die Strategie des Partners zu hinterfragen.
  4. Überlegen Sie sich, in wie fern Sie vom Outsourcing Partner abhängig sein wollen und wie weit Ihr damit verbundener Know-how-Verlust reichen darf.
  5. Stellen Sie eine funktionierende Schnittstelle zum externen Partner sicher und definieren und terminieren Sie die Dienstleistungen klar. Nur eine konsequente Umsetzung der Transitions- und Transformationsphase sorgt für eine nachhaltige Zufriedenheit beider Partner. Eine gute Planung im Vorfeld ist also dringend notwendig, denn Outsourcing-Prozesse sollten gemäss einer definierten Strategie ablaufen.
  6. Unterschätzen Sie nicht die Komplexität von Outsourcing Projekten. Beim erstmaligen Auslagern, holen Sie sich am besten Unterstützung von Beratungshäusern, welche auf dieses Geschäftsfeld fokussiert sind.
  7. Wenn man outsourcen möchte, sollte man sich mit dem Thema Datensicherheit auseinandersetzen.

 Vorteile von Outsourcing:

  1. Man kann sich auf die Kernkompetenzen konzentrieren und alles andere outsourcen und den Fachleuten überlassen. Somit kann man durch die Profis auch Know-How Lücken problemlos ausfüllen, die sowieso immer auf dem neusten Stand sind. Das bedeutet, dass diese externen Expterten die jeweilige Rolle oft sogar besser ausfüllen können als interne Mitarbeiter, was das Unternehmen als Ganzes verbessert und weiterbringt.
  2. Outsourcing ist auch eine Möglichkeit, der Trägheit eines Unternehmens neuen Schwung und Perspektiven zu eröffnen, weil von den Outsourcing Partnern neue, innovative Ideen aus einem anderen Blickwinkel einfliessen.
  3. Im Bereich IT muss man zum Beispiel nicht in neue Programme, Updates, Lizenzen, Verwaltung und Schulung investieren, da dies alles vom Outsourcing Partner übernommen wird, was Kosten spart.
  4. Vorteile im Personaloutsouring sind, dass keine Personaldossiers eröffnet werden müssen, die Lohnadministration wird nicht belastet und die Administration im Verkehr mit Behörden und Versicherungen entfällt. Es ist aber auch eine Lösung bei vorübergehendem Personalstopp, Head Count oder für die Überbrückung von Personalengpässen. Das Arbeitsrisiko kann reduziert werden, da erst nach Eignung der Mitarbeiter ein Arbeitsvertrag ausgestellt wird.
  5. Mit Outsourcing können redundante Prozesse, also Doppelspurigkeiten, in einem Unternehmen entdeckt und entfernt werden. Das geschieht, indem man die Prozesse an einer zentralen Stelle konzentriert und bündelt.

Einsparungspotenzial Buchhaltung

Viele kleine und mittlere Unternehmen sind bei der der Buchhaltung meist noch konventionell aufgestellt: Ein Finanzchef kümmert sich um diesen Bereich, die Buchführung wird intern erledigt und auch das Lohnwesen erfolgt in eigener Regie. Die Frage ist: Kann man durch Outsourcing des Finanz- und Rechnungswesens Kosten einsparen? Auf den ersten Blick sind die Vorteile nicht sofort erkennbar. Sicher ist es aber sinnvoll, die einzelnen Vor- und Nachteile einer Auslagerung zu überprüfen. Dabei geht es nicht nur darum, die neu anfallenden Drittkosten den eingesparten internen Personalkosten gegenüberzustellen.

Vertrauenspartner

«Buchhaltung ist Vertrauenssache», sagt Jürg Scheu, Delegierter des Verwaltungsrates und Mitinhaber Texat Decor Engineering AG im zürcherischen Volketswil, die mit ihren acht Mitarbeitenden im Interieurbereich in der Bahn- und Schienenindustrie tätig ist. «Seit wir den richtigen Partner gefunden haben, können wir uns voll auf unser Kerngeschäft konzentrieren und uns auf die Profis verlassen. Die Qualität steht und fällt natürlich mit der Ansprechperson, die wir auf der anderen Seite haben.»

Er ist überzeugt, dabei günstiger zu fahren; einerseits beim Personal und nicht zuletzt bei den IT-Kosten, weil nicht mehr in neue Programme, Updates, Lizenzen, Verwaltung und Schulung investiert werden muss. Eine einfache Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung wird bei der Texat intern geführt. «Die Rechnungen unserer Lieferanten sind so komplex, dass sie nur ein Fachmann kontrollieren kann», sagt Scheu. Jeweils Ende Monat geht dann aber alles zum Treuhänder, wo die Buchhaltung bis und mit Abschluss geführt wird.

Die Qualität steht und fällt natürlich mit der Ansprechperson, die wir auf der anderen Seite haben.

Braucht es den Finanzchef?

Viele KMU beschäftigen heute einen Finanzchef. Schliesslich braucht es eine qualifizierte Person, die die Finanzen im Griff hat und das Unternehmen aus dieser Perspektive steuert. Allerdings kann dieses Tabu auch gebrochen werden oder zumindest können ein paar weiterführende Fragen gestellt werden. Welche Rolle spielt der Finanzchef bei geschäftlichen Entscheidungen generell? Ist er oder sie an den Geschäftsleitungssitzungen federführend beteiligt? Wie werden die internen Reportings und Auswertungen genutzt? Ist der Finanzchef ein reiner Zahlenmensch oder entspricht er dem Bild des modernen Managers? Verlässt er sich nur auf Zahlen oder erfüllt er die Anforderungen an Management-Fähigkeiten sowie strategischen Skills? Outsourcing ist auch eine Möglichkeit, der Trägheit des Unternehmens neuen Schwung und Perspektiven zu eröffnen – und wenn es am Anfang vielleicht nur neutral thematisiert und diskutiert wird.

Wohin auslagern?

  • Wenn es einem Unternehmen primär darum geht, Kosten zu senken und Sparziele zu erreichen, sollten es in Märkte auslagern, die sich durch tiefe Arbeitskosten und viel verfügbaren Platz auszeichnen. Indien und die Philippinen sind in diesem Zusammenhang interessant und geniessen eine grosse Aufmerksamkeit. Gleiches gilt für Südamerika, insbesondere Kolumbien und Costa Rica verzeichnen momentan eine hohe Nachfrage.
  • Wenn ein Unternehmen aber neue Innovationen entwickeln will, sollte es sich in Vietnam umsehen. Dort geschieht gerade sehr viel und dieser Trend dürfe in Zukunft anhalten. Darüber hinaus ist auch Südafrika interessant, das gilt insbesondere für Kenia.
  • Firmen mit Sitz in der Schweiz sollten nach Osteuropa Ausschau halten. Die Ukraine etwa bietet viel Potenzial. In diesen Gegenden finden sehr viele hochklassige Aktivitäten statt. Und man sollte nicht die Vereinigten Staaten übersehen, denn die unternehmen derzeit grosse Anstrengungen um wettbewerbsfähiger zu werden. In der Vergangenheit waren die USA sehr stark auf den inländischen Markt konzentriert. Doch dass ändert sich derzeit und amerikanische Unternehmen werden zunehmend attraktiver für internationale Partnerschaften. Und in Malaysia investiert die dortige Regierung aktuell grosse Geldsumme, um eine starke Arbeitskraft aufzubauen.

Nachteile von Outsourcing

Ein Nachteil des Outsourcings, der für das entsprechende Unternehmen gewichtet und geprüft werden muss, ist sicher die Abhängigkeit vom externen Dienstleister. Gerät dieser in wirtschaftliche oder qualitative Schwierigkeiten, kann dies zu schweren Folgekosten in der eigenen Unternehmung führen. Die Auslagerung von Prozessen zieht zwangsläufig auch einen Know-how-Verlust mit sich. Auch muss berücksichtigt werden, ob mögliche Probleme mit den Mitarbeitenden entstehen und sich auf das Betriebsklima auswirken könnten. Auch muss eine funktionierende Schnittstelle zum externen Partner sichergestellt werden. Die Dienstleistungen müssen klar definiert und terminiert werden. Das betrifft Monats- und Jahresabschlüsse und zum Beispiel auch Forecasts bzw. frühzeitige Informationen über zu erwartende Abweichungen und ob diese regelmässig oder ad hoc erstellt werden sollen.

Personalvermittlung

Auch Mitarbeitende kann man outsourcen

Unternehmen, die ihre Dienstleistung oder ihre Produktion je nach Nachfrage mit Temporärpersonal leisten und sich dabei den gesamten administrativen Aufwand einsparen wollen, setzen auf Payrolling. Darunter versteht man, dass die Firmen das Personal selber rekrutieren, aber dann von einer externen Firma angestellt und ausgeliehen werden, die auch den gesamten administrativen Aufwand von der Vertragserstellung bis hin zur Lohnauszahlung übernimmt. Der Vorteil ist offensichtlich: Es müssen keine Personaldossiers eröffnet werden, die Lohnadministration wird nicht belastet und die Administration im Verkehr mit Behörden und Versicherungen entfällt.

Payrolling ist aber auch eine Möglichkeit, Personal vorerst ohne Risiko einzustellen und erst nach Eignung einen festen Vertrag anzubieten. Damit wird das Arbeitgeberrisiko reduziert und die neuen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen haben die Möglichkeit, sich am neuen Arbeitsplatz zu beweisen. Es ist aber auch eine Lösung bei vorübergehendem Personalstopp, Head Count (eine beschränkte Anzahl Mitarbeitende) oder für die Überbrückung von Personalengpässen.