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Es braucht sowohl externe als auch interne IT-Experten.

Die IT mit Bedacht auslagern

Technologie Jedes Unternehmen ist auf eine reibungslos funktionierende IT-Umgebung angewiesen. Da die Ansprüche an die Firmen-IT ansteigen, wird auch mehr Know-how verlangt. Dieses kann man extern beziehen – zu einem gewissen Teil.

SMA

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Die Informatik ist in den letzten Jahren zu einem zentralen Baustein jedes Unternehmens geworden. Von der einstmals lokalen Anlage, die oft nur für Erstellung von Dokumenten sowie die einfache Verarbeitung von Daten verwendet wurde, hat sie sich zu einer immer komplexeren Umgebung für vielfältige, sowohl kundenbezogene als auch interne, Aufgaben entwickelt. Alles funktioniert auf Knopfdruck, jeder Mitarbeiter kommuniziert und tauscht grosse Datenmengen aus, während Sicherheitsbedrohungen durch Privatpersonen, Konkurrenten und nun offiziell auch durch die Regierungen massiv ansteigen.

Es braucht immer noch jemanden mit IT-Know-how in der Firma.

Das stellt Unternehmen, grosse wie auch KMU, vor neue Herausforderungen. Die zunehmende Komplexität im IT-Bereich sowie die steigenden Anforderungen machend es nötig, dass Unternehmen externes Know-how beiziehen, um die firmeneigenen IT-Prozesse zu optimieren. Welche Art von Unterstützung man in Anspruch nimmt, hängt laut Experten zu einem wesentlichen Teil von der Grösse der jeweiligen Firma ab: Erst ab einer Bürogrösse von rund 20 Arbeitsplätzen sei die Notwendigkeit von automatisierten Prozessen für den Unterhalt der Informatik sichtbar, da die entsprechenden manuellen Arbeitsschritte höhere Kosten verursachen. Für kleinere Firmen lohnt sich eine Auslagerung an eine IT-Firma deshalb nur, wenn diese auch einen Wartungsservice anbietet.

IT OUTSourcing

Die Komplexität einer IT-Lösung hängt aber nicht ausschliesslich von der Grösse ab – sogar noch wichtiger ist der Tätigkeitsbereich des Unternehmens. «KMU mit 20 bis 100 Arbeitsplätzen in derselben Branche haben ungefähr die gleichen Vorstellungen von einer optimalen IT-Lösung. Bank- und regierungsnahe Firmen haben aber meist höhere Anforderungen an die Sicherheit und Dokumentation als beispielsweise ein Unternehmen in der Industriebranche», so Jean-Baptiste Scherer, Senior Partner und Mitgründer von KMU IT-Management AG. Was die Sicherheitsstandards bei Outsourcing und Betrieb von Data Centern betrifft, sind diese hoch, generell höher als beim Kunden vor Ort. Vorausgesetzt natürlich, dass mit seriösen Unternehmen zusammengearbeitet wird. Dennoch möchten die Kunden wissen, wo ihre Daten lokalisiert sind. Sicherheit ist ein sehr emotionales Thema, erklären Fachleute.

Die Vorteile dieser Lösung sind klar: kurze Kommunikationswege und Flexibilität.

Die IT-Lösung nach Mass

Welche Arten des IT-Outsourcings gibt es nun im Detail und für wen eignet sich was? Als Erstes kommt vielen aktuell die Cloud in den Sinn. Unternehmen beziehen dabei ihre Daten direkt von externen Servern, die sich beispielsweise in einem globalen, ggf. verteilten Rechenzentrum befinden, und greifen dann per Weblösung auf ihre Arbeitsumgebung zu. «Cloud-Lösungen stellen in der Tat ein grosses Potenzial dar», sagt Prof. Dr. Olaf Stern, der an der ZAHW School of Engineering den Bachelorstudiengang Informatik leitet. Eine Auslagerung in die Cloud eigne sich vor allem für grosse Datenmengen, die nicht sicherheitsrelevant sind.

Bei sicherheitsrelevanten oder vertraulichen Daten empfehle es sich, diese auf Servern zu speichern, die physikalisch kontrolliert werden. Der Aufbau, das Einrichten sowie die Wartung und der Support dieser Server könne dann wiederum ausgelagert werden. Denn externes IT-Know-how sei für viele Unternehmen durchaus wichtig, betont Stern. Aber: «Es muss zwingend im eigenen Unternehmen jemanden geben, der ein Verständnis für die Bedürfnisse der Firma hat und die dafür benötigten Massnahmen im IT-Bereich fachlich abschätzen kann.»

Outsourcing

Die effektive Umsetzung der IT-Massnahmen können externe Spezialisten übernehmen, gemäss der Vision des internen Experten.

Die IT müsse also im Unternehmen bleiben. Stern vergleicht dies mit der Funktion eines Architekten: «Der Architekt muss die Planung als Ganzes verstehen und entsprechende Aufgaben gezielt delegieren können – dafür muss er nicht selber alle Mauern bauen oder Rohleitungen ziehen.» Will heissen: Die effektive Umsetzung der IT-Massnahmen können externe Spezialisten übernehmen, gemäss der Vision des internen Experten. Dies kann dann in Form von Hosting bzw. Outsourcing und Outtasking geschehen: der externen Entwicklung, Installation und Wartung von Software oder dem externen Betrieb der ITC-Systeme. In grösseren Unternehmen besteht auch die Möglichkeit, externe IT-Experten vor Ort im eigenen Unternehmen einzubinden. Die Vorteile dieser Lösung sind klar: kurze Kommunikationswege und Flexibilität.

Die Wahl der konkreten Massnahme ist auch laut Stern abhängig von der Unternehmensgrösse und dem internen IT-Know-how. Für ein Gros der Unternehmen (50 bis 1000 Mitarbeiter) bietet ein Hybrid-Modell, z. B. aus Systemen in einer Cloud und lokaler ITC-Systeme das grösste Potenzial. «Richtig angewandt, ist dies wohl die effizienteste Lösung», sagt Stern. Der Fachmann betont aber: «Man kann nicht alle IT-Belange auslagern und dann denken, man müsse sich um nichts mehr kümmern.» Denn wer outsourcen will, müsse ganz genau wissen, was er sich davon verspricht. «Wer einen ungenauen Projektbeschrieb formuliert, wird auch eine ungenaue Dienstleistung erhalten.» Die konkreten Bedürfnisse eines Unternehmens mit dem richtigen IT-Fachwissen zu verbinden, sei eine Herausforderung. Aus diesem Grund setzt die ZHAW bei der Informatik auch stark auf das berufsbegleitende Studium.