Making copies

Druckerinfrastruktur: Weniger Kosten, mehr Effizienz

Finanzen Die effiziente und professionelle Verwaltung der Druckerinfrastruktur weist für viele Unternehmen grosses Sparpotenzial auf.

Sybille Brütsch-Prévôt

Sybille Brütsch-Prévôt

Das papierlose Büro ist in fast allen Firmen ein Thema – allerdings in den meisten Fällen eine Illusion. Trotz der Möglichkeit, papierlos zu kommunizieren und auch zu archivieren, wird immer noch sicherheitshalber ausgedruckt und wichtige Dokumente in einem Ordner abgelegt. Noch vertraut man den Servern, Datenbanken und Clouds nicht vorbehaltslos. Tatsache ist, dass der Papierverbrauch trotz modernster Technologie weiter zunimmt.Dabei ist das Sparen von Papier nur ein Aspekt. Wichtige Ziele sind auch die schnelle und sichere Informationsbereitstellung, -übermittlung, -verbreitung und -archivierung.

Noch vertraut man den Servern, Datenbanken und Clouds nicht vorbehaltslos.

Hohe Betriebskosten

Vor allem nehmen die Kosten für das Outputmanagement stetig zu. Studien zeigen auf, dass die Beschaffungskosten «nur» fünf Prozent der Gesamtkosten ausmachen, während die Betriebskosten rund die Hälfte betragen. In den Betriebskosten sind Installations-, Konfigurations-, Rekonfigurationskosten sowie Störungen, Asset Management, Netzwerkmanagement und der generelle Support der Outputmanagement-Infrastruktur berücksichtigt. Auch ineffiziente Prozesse, wie unnötig verbrauchte Arbeitszeit und ineffektive Dokumentabläufe, sind in diesem Block enthalten.

Innovative Strategien

Optimized Print Services (OPS) von Graphax bedeutet erstklassige Beratung, professionelle Hard- und Software-Implementierung und schliesslich die problemlose Verwaltung der gesamten Druckerinfrastruktur. Dafür entwickeln die Spezialisten innovative Strategien ausschliesslich auf der Basis von verlässlichen und verbindlichen Fakten. Nur so ist es auch möglich, die angestrebten Einsparungsmöglichkeiten und fehlerfreie Prozesse zu garantieren.

Optimierung der Drucker-Infrastruktur – von der Analyse der IST-Situation bis zur Entsorgung

 
• Datengestützte Analyse der IST-Situation über eine softwarebasierte Geräteerkennung und eine dreimonatige Überwachung des Druckverhaltens
• Inspektionen und Bestandsaufnahmen vor Ort
• Prüfung bestehender Vertragsverhältnisse und Service Level Agreements
• Erfassung und Analyse der Druckvolumen und der Auslastung der Geräte
• Untersuchung und Verbesserung der Prozesse zur Verwaltung der Druckumgebung (Verbrauchsmaterialbestellungen, Geräteüberwachung, Umgang mit Störungen und Support-Anfragen etc.)
• Definition der SOLL-Situation und Erstellung von ganzheitlichen Lösungskonzepten
• Miteinbezug von Umweltzertifikaten und Energieverbrauch
• Ablösungsplanung von veralteten Geräteflotten
• Entsorgungsplanung von Geräten und der Abbau von alten Tonerlagern

Unterstützung beim Verbrauchsmaterial-Management

Für Firmen, die sich nach der Installation und der Inbetriebnahme der Drucker nicht um das Verbrauchsmaterial kümmern wollen, übernimmt Graphax auch das gesamte Verbrauchsmaterial-Management. Dazu gehören das schweizweite Auswechseln des Verbrauchsmaterials beim Kunden vor Ort durch ein Subunternehmen und unter anderem die Optimierung des Bestellzeitpunkts. So bleiben die Drucker jederzeit einsatzfähig.