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Strukturierte Prozesserhebung ist der Kern zum erfolgreichen Outsourcing.

Geschäftsprozesse auslagern – Fluch oder Segen?

Technologie Die Ein- oder Auslagerung von Geschäftsprozessen ist heute aufgrund innovativer Geschäftsmodelle in verschiedenen Branchen ein Thema. Aufgrund von Kostensenkungszielen beschäftigt dies aktuell auch Führungskräfte der Öffentlichen Verwaltung. Ein besonderes Augenmerk wird den Cloud-basierten Realisierungsmöglichkeiten gewidmet.

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Bei näherer Betrachtung der Cloud-Ansätze rücken die Fragestellung der Sicherheit sowie die Frage des finanziellen Nutzens in den Mittelpunkt. Aus der Optik der Sicherheit: Während eine Private-Cloud eine nutzereigene, also vom Nutzer selbst betriebene Cloud-Umgebung darstellt, bei der sich der Zugang auf den Nutzer selbst sowie Autorisierte beschränkt, befindet sich eine Public-Cloud im Eigentum eines externen Dienstleisters.

Aus organisationaler Betrachtung, umfasst die Sicherheit typischerweise sowohl den sicheren Zugriff auf benötigte Ressourcen, als auch Belange des Datenschutzes. Aus der finanziellen Optik: Führungskräfte bewilligen insbesondere dann gerne Investitionskosten, wenn diese gerechtfertigt werden können. Die Kardinalsfrage bleibt allerdings, wann das Unternehmen das investierte Geld wieder zurück erhalten wird; also die Bestimmung des Return on Investments.

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Lohnt sich die Cloud? Dies lässt sich nicht pauschal beantworten.

Eine aktuelle Studie, welche unter der Leitung des Autors durchgeführt wurde, verfolgte den Zweck, den Reifegrad von Outsourcing sowie der daraus definierten technologischen Lösungen im deutschsprachigen Raum zu eruieren. Welchen Nutzen erbringen zum Beispiel webbasierte dynamische Dienste für profitorientierte Unternehmen oder Organisationen der Öffentlichen Verwaltung? Welche Dienste lassen sich heute schon mit gutem Gewissen in die Wolke auslagern und in welchem Kontext eines organisationalen Risikos ist Vorsicht geboten? Diesen und anderen Fragen wurde nachgegangen.

Tatsache ist, dass das Thema heute nicht sehr scharf umrissen scheint und der häufig zitierte Nebel, welcher die Wolke umgibt, in der Umsetzung geplanter Massnahmen aktiver Organisationen die Sichtbarkeit des erhofften Nutzens vielfach erschwert. Will man die Wolke genauer verstehen, so ist das Verständnis des Grundprinzips des Konzeptes der «Virtualisierung» von Nöten, da die Wolke die Idee der Virtualisierung nutzt, um mittels webbasierter Dienste an bestimmte Ressourcen, Fähigkeiten oder Kompetenzen verschiedenster Art zu gelangen.

Heute bereits schon bekannte Nutzenpotenziale liegen insbesondere im Bereich der Optimierung der Ressourcennutzung, der Reduktion des Management-Aufwandes und anderen. Operative Kosten könnten damit demnach vielerorts teilweise massiv gesenkt werden. Die Auswertungen der Studie suggerieren, dass Organisationen diesbezüglich insbesondere methodische Praktiken benötigen, um Geschäftsprozesse zu analysieren, um u.a. deren Prozesskosten möglichst realitätsnah zu eruieren.

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Im Kontext sehen

Es versteht sich von selbst, dass, die Frage, ob sich Cloud-Sourcing für eine Organisation auszahlt, nicht pauschal beantwortet werden kann und stets einem bestimmten Kontext zugeordnet ist, welcher ganz konkrete Anforderungen umschreibt. Diese Anforderungen stammen in den meisten Organisationen aus den aus der Strategieentwicklung explizit definierten Massnahmen, welche wiederum aus den unterschiedlichen Perspektiven einer Balanced Scorecard (Finanzen, Kunden, Prozesse und Lern-/Entwicklung) entspringen.

Strebt eine Organisation z.B. eine Halbierung der aktuellen Lieferfrist bestimmter Produkte oder Dienstleistungen an, und konnte dies mittels minutiöser Analyse der aktuell herrschenden Prozesskosten in der Vergangenheit nicht erreicht werden, weil sich bestimmte Elementarprozesse in der Distribution auf der Basis der aktuell genutzten Dienste nicht dynamisch genug gestalten liessen, so könnte für diese Organisation der Einsatz bestimmter Cloud-Sourcing-Lösungen zu einer erfolgreichen Umsetzung dieser definierten Massnahme führen.

Aktuelle Beobachtungen seitens des Autors weisen auf eine vielerorts herrschende Problematik hin. Wer Geschäftsprozesse oder mindestens bestimmte Bereiche daraus auslagern will, um dabei operative Effektivitäts- sowie Effizienzsteigerungen zu erzielen und somit den unternehmerischen Deckungsbeitrag zu steigern, ist schnell mit der Frage der Kosten konfrontiert. Die Erhebung von Prozesskosten wiederum stützt sich methodisch betrachtet auf die eigentliche Erhebung des betroffenen Geschäftsprozesses. Und dies eben in einem Detaillierungsgrad, der es ermöglicht, auf der Ebene der einzelnen Aktivitäten, rollen- und systembasiert, anfallende Personal- und Infrastruktur-Kosten zu eruieren.

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In erster Linie sollte man sich bemühen, sich betriebswirtschaftliche Praktiken anzueignen, um Geschäftsprozesse und deren Kosten in strukturierter Art und Weise zu erhebe.

Genau an diesem Punkt scheinen viele Organisationen schon beim ersten Gedanken des Outsfourcings zu scheitern. Es entsteht der Eindruck, dass viele Organisationen grundsätzlich bereit wären, auf neuartige technologische Prozessautomatisierungs-Lösungen umzusteigen, jedoch selten einen sinnvollen Business-Case erarbeiten können, weil die Frage des Return on Investment (ROI) offen bleibt – weil sie nicht in der Lage sind, die aktuell herrschenden Prozesskosten zu kalkulieren.

Aus der Sicht des Autors sollten sich betroffene Organisationen demnach in erster Linie bemühen, sich betriebswirtschaftliche Praktiken anzueignen, um Geschäftsprozesse und deren Kosten in strukturierter Art und Weise zu erheben (Strukturierte Prozesserhebung), bevor sie sich über die Auslagerung dieser Gedanken machen. Die Entscheidung hängt de facto alleine von diesen grundlegenden Informationen ab.