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Nicht selten birgt Unkenntnis auch rechtliche Risiken.

Softwarelizenzen können zur Kostenfalle werden

Technologie Ohne IT-Infrastruktur ist kein Unternehmen einsatzfähig. Entsprechend braucht jede Firma allgemeine Office-Software, sowie je nach Unternehmen spezialisierte Fachprogramme. Auch wenn IT outgesourced wird, müssen Unternehmen ihre Software-Lizenzen im Griff haben. «Outsourcing» zeigt, wie das funktioniert.

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Um das «Daily Business» mit gebotener Durchschlagskraft reibungslos meistern zu können und im Wettbewerb zu reüssieren, ist eine funktionierende IT-Infrastruktur für Unternehmen unerlässlich. Steigende wirtschaftliche Anforderungen machen die notwendigen technologischen Ressourcen immer komplexer und der versierte Umgang mit Softwarelizenzen wird auf Unternehmensseite zunehmend schwieriger, betonen IT-Experten verschiedener Fachbereiche.

Seit längerem wird, insbesondere in grösseren Unternehmen, auf «Software Asset Management» (SAM) gesetzt. Es umfasst Massnahmen zur Beschaffung, Verteilung, Nutzung und Wartung von Software in einem Unternehmen. Es geht darum, die Nutzung von Software in Unternehmen transparent und effizient zu organisieren sowie den Softwarebestand über den gesamten Lebenszyklus zu kontrollieren und kontinuierlich auf dem neusten Stand zu halten.

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Das Thema SAM wird bei vielen Unternehmen jedoch erst dann aktuell, wenn Audits von Softwareherstellern, die den installierten Bestand der von ihnen bezogenen Software überprüfen möchten, anstehen. Ohne ein SAM zu arbeiten birgt daher Risiken: Wegen mangelnder Transparenz kann es zu Unter-, aber auch zu Überlizenzierungen kommen – beides kann teuer werden. Entweder wird die Software von mehr Anwendern genutzt, als es die Lizenzrechte vorsehen oder vorhandene Lizenzen werden nicht verwendet und dennoch zahlt die Firma unnötigerweise für die Wartung. Nicht selten birgt diese Unkenntnis auch rechtliche Risiken, da unwissentlich falsch genutzte Software das Urheberrecht verletzen kann. Vor diesem Hintergrund sollte jedes Unternehmen prüfen, ob es mit SAM die Softwareverwaltung optimieren und transparenter gestalten kann.

Ein nicht-funktionierendes Software-Lizenzmanagement kann zum Hemmschuh für die betriebliche Performance werden. Professionelles SAM hilft Unternehmen dabei, im Lizenzmanagement den Überblick zu behalten und durch maximale Optimierung Kostenvorteile zu Wettbewerbsvorteilen zu machen. Ob ein professionelles SAM eingesetzt wird, ist eine strategische Entscheidung für die IT, wobei der Nutzen und die Wirtschaftlichkeit im Vordergrund stehen.

In diesem Zusammenhang spielt auch der geplante Einsatz von Software und die Nutzung neuer Technologien und Konzepte wie etwa «Cloud Computing» oder «Bring Your Own Device» (BYOD) eine bedeutende Rolle. Zu berücksichtigen sind auch die Veränderungen in der Arbeitsweise der Mitarbeiter oder der Organisation, etwa die Anbindung einer neuen Landesgesellschaft, die Nutzung zusätzlicher Geräte oder eine Erweiterung der Produktpalette.

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SAM als Managed Service

Seit IT-Ressourcen elementarer Bestandteil nahezu aller Unternehmensbereiche und Geschäftsprozesse sind und einen eigenen Wertschöpfungsfaktor darstellen, ist die eigene IT zum Managed-Service-Thema geworden. Das wiederum bedingt, genau zu wissen und koordinieren zu können, welche Software tatsächlich genützt und auch im lizenzrechtlichen Sinne eingesetzt wird.

Transparenz ist im Software-Lizenzmanagement massgeblich, um versteckte Kostenfallen und Fehllizenzierungen zu vermeiden und brach liegende Ressourcen wirtschaftlich nutzbar zu machen. Diese heterogenen Ansprüche zu beherrschen, erfordert nicht nur spezifisches Know-how, sondern bedeutet in der Regel auch einen grossen personellen und zeitlichen Aufwand für Betriebe. Viele Unternehmen stehen daher vor der Herausforderung, ihre IT effektiv zu betreiben, ohne die Kosten dafür in die Höhe zu schrauben. Managed Service bietet sich hier als Mittelweg an: Die IT bleibt in der Hoheit des Unternehmens, wird jedoch von Experten betrieben. IT-Verantwortliche müssen sich somit nicht mehr über Lizenzen den Kopf zerbrechen.

Fünf Tipps für den SAM-Einsatz:

•    Standardisieren Sie Ihr Software-Portfolio. Je weniger Softwareprodukte im Einsatz sind, umso einfacher ist deren Verwaltung. Davon profitieren viele Bereiche – SAM ist nur einer davon.

•    Halten Sie Ihr SAM Know-how aktuell. Nutzen Sie dafür zunächst ihre bestehenden Beziehungen zu ihren Softwarelieferanten.

•    Für ein funktionierendes SAM benötigen Sie Richtlinien, Rollen und Verantwortlichkeiten sowie Prozesse.

•    Sorgen Sie für eine geeignete Toolunterstützung für Ihre SAM Prozesse. Planen Sie dabei jedoch Zeit für Analysen und Bewertungen nach der Erstellung der toolgestützten Lizenzbilanz ein.

•    SAM ist keine Insel. Integrieren Sie es in Ihre übrigen IT Prozesse.