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Outsourcing im HR-Bereich bedingt viel Reflexion und Planung im Vorfeld.

Was meint die HR-Abteilung zum Auslagern?

Human Resources Viele Unternehmer erachten die Mitarbeiter als die wichtigste Ressource ihres Betriebs. Korrekterweise. Die Wichtigkeit der Human Ressources-Abteilung ist dementsprechend hoch. Doch oft fehlt das Know-how, auch was den Recruiting-Prozess angeht. Externe Profis können helfen – aber nicht in allen Bereichen.

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Karin Caflisch vertritt eine skeptische Grundhaltung, wenn es um Outsourcing geht. «In der Schweiz ist in den vergangenen Jahren eine Art Hype um das Auslagern von Unternehmensprozessen entstanden – und die Frage, ob sich das Ganze überhaupt lohnt, tritt dabei oft in den Hintergrund», sagt die Unternehmerin. Die Recruiting-Expertin Caflisch leitet das Kernteam «ZGP Erfa-Gruppe Recruiting» der Zürcher Gesellschaft für Personal-Management und schreibt zudem einen Recruiting-Blog für die NZZ online.

Ein Argument, das häufig für Outsourcing angeführt wird, ist die Tatsache, dass es immer schwieriger wird, gut Mitarbeiter zu finden.  Caflisch betont, dass sie persönlich die Begriffe Outsourcing und «War of Talents» klar unterscheidet. Denn Outsourcing wird oft aus Kostenüberlegungen umgesetzt – auch wenn Arbeitskräfte im Schweizer Arbeitsmarkt vorhanden sind. «Viele Unternehmen machen die Vollkostenrechnung nicht korrekt», meint Karin Caflisch. Denn wer ehrlich alle anfallenden Kostenfaktoren miteinrechne, merke häufig, dass sich für das Unternehmen Outsourcing nicht lohnt. Hohe Opportunitätskosten sowie fehlende Effizienz aufgrund von Schnittstellen-Brüchen schaden zudem der Unternehmenskultur.

«Viele Unternehmen machen die Vollkostenrechnung nicht korrekt»

Caflisch nennt ein Beispiel: «Wenn eine Firma den IT-Support nach Indien auslagert, sieht das auf dem Papier zunächst sehr gut aus.» Die Kosten sinken und es werden weniger Mitarbeiter am Standort in der Schweiz benötigt. Doch hier entstehe nicht nur ein geografischer, sondern vor allem auch ein kultureller Bruch innerhalb der Organisation. So kann es sein, dass es für die Mitarbeiter in der Schweiz zu unvorhergesehenem Zusatzaufwand kommt, die Ressourcen aber nicht mehr vorhanden sind. Kann ein Unternehmen eine offene Stelle nicht mit einem valablen Kandidaten besetzen, ist der «War of talents» im vollen Gange. Hier besteht die Alternative darin, das fehlende Fachwissen extern zu beziehen. Doch auch diesem Ansatz seien Grenzen gesetzt.

Businessman Choosing the right person

Es werde zudem, auch im HR-Bereich, häufig «Outsourcing betrieben, um des Outsourcings Willen.» Das gelte besonders für börsenkotierte Unternehmen. Denn Auslagern wird mit einer Sparbemühung gleichgesetzt, was Investoren immer freut – und den Kurs ansteigen lässt. Alternativen zum progressiven Outsourcing sieht Caflisch in einer angepassten Rekrutierung. «Vielleicht sollte man einen Kandidaten oder eine Kandidatin für einen Job in Betracht zeihen, selbst wenn sie dem Profil nicht zu 100 Prozent entsprechen und diese Person dann im Betrieb weiterentwickeln

«Outsourcing betrieben, um des Outsourcings Willen.»

Wenn outsourcen, dann bewusst

Ist Caflisch also komplett gegen Outsourcing? «Nein, keineswegs», betont die Rekrutierungsexpertin. Es könne durchaus Sinn ergeben, bedinge aber viel Reflexion und Planung im Vorfeld durch die Unternehmensverantwortlichen.

Ein sinnvolles Beispiel sei etwa das «HR auf Zeit», erklärt Karin Caflisch. Dabei wird ein externer HR-Profi für eine gewisse Zeitdauer in eine Firma eingesetzt. Dort übernimmt diese Person verschiedene anfallende Aufgaben. «Für mittelgrosse Unternehmen, die meistens keine eigentliche HR-Abteilung unterhalten können, ist das eine absolut sinnvolle Möglichkeit.» Denn ein Unternehmen bis circa 200 Personen sei meistens noch zu klein, um eine eigene Human Ressourcen-Organisation zu haben. Komplexe Prozesse, wie etwa die Rekrutierung von potenziellen Kadermitgliedern, seien in den Händen von Profis besser aufgehoben. «Denn eine Fehleinstellung kostet nicht nur Zeit und Nerven, sondern vor allem auch richtig viel Geld.» Im Durchschnitt verliere ein Unternehmen dadurch einen vollen Jahreslohn.

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Daher ist es essenziell, dass qualitatives Recruiting betrieben wird. Ein zusätzliches Problem: Kommt es aufgrund falscher Einstellungsentscheide zu regelmässigen Wechseln, schlägt sich dies negativ auf die Stimmung in einem Team nieder. «Das persönliche und soziale Gefüge werden gestört, was natürlich negative Auswirkungen auf die Mitarbeiter hat.» Daher solle man die Rekrutierung lieber extern vergeben, anstatt aufgrund fehlender Kompetenzen einen Fehlentscheid zu treffen.

Erreicht ein Unternehmen hingegen eine gewisse Grösse, sei es sinnvoll, die nötigen Kompetenzen für die Gewinnung der bestmöglichen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen innerhalb der eigenen Firma langfristig auf- und auszubauen. Das steigere die Effizienz gerade bei regelmässig wiederkehrenden Prozessen. Mit der Zeit sei es dank internem Know-how auch möglich, für das Unternehmen eine «Talent-Pipeline» aufzubauen.