Abhaken

Man muss auch anspruchsvolle und zentrale Tätigkeiten wahrnemen als Chef.

Chefsache: Wer sich nicht überschätzt, übernimmt sich nicht

Leadership Das eigene Unternehmen ist der Traum vieler Schweizer. Doch neben dem Kerngeschäft fällt auch viel administrative Arbeit an. Ein Umstand, der von Firmengründern oft unterschätzt wird.

Matthias Mehl

Einmal der eigene Chef sein. Selber bestimmen, welche Dienstleistungen angeboten werden. Und selber entscheiden, welche Angestellten den eigenen Traum am besten mittragen können. Diese Aussichten sind für viele Personen in der Schweiz verführerisch. Denn ein KMU zu gründen und zu leiten, bringt unternehmerische Freiheit und die Möglichkeit, die eigenen Stärken zum Beruf zu machen. «Doch es gibt eben auch mühselige Dinge, um die man einfach nicht herumkommt», betont Stefan Keller, Unternehmensleiter der KMU-Beratung und Schulung AG. Keller berät viele kleine und mittlere Unternehmen in verschiedensten Fragen, etwa wenn es um den Einsatz geeigneter Business-Tools geht. Während dieser Beratungstätigkeit hat Keller eines klar festgestellt: «Viele Unternehmer unterschätzen völlig, wie viel Aufwand die Administration des eigenen Betriebes mit sich bringt.»

«Viele Unternehmer unterschätzen völlig, wie viel Aufwand die Administration des eigenen Betriebes mit sich bringt.»

«Das krieg ich locker hin…»

Vor allem in handwerklichen Betrieben werde der zusätzliche Arbeitsaufwand gerne vorschnell auf die leichte Schulter genommen. Viele Firmenleiter sagten sich: «Die halbe Stunde Büroarbeit am Tag schaffe ich doch problemlos», erklärt Keller. Doch das haut dann häufig nicht hin. Denn das Daily Business bringe nun mal viele zusätzliche administrativen Aufgaben mit sich: Offerten müssen verschickt und nachgefasst werden, es muss fakturiert und die Buchhaltung erledigt werden. «Das sind alles anspruchsvolle und zentrale Tätigkeiten», sagt Keller. Nicht umsonst dauert eine kaufmännische Lehre drei Jahre.

Man working at a creative office

Aber wie kann man die Probleme nun lösen? Viele Experten empfehlen, gewisse Aufgaben auszulagern. Eine bewährte Lösung, der Klassiker ist hier die Buchhaltung. Das ergibt für KMU besonders Sinn, denn komplexe Dinge wie die Berechnung der Mehrwertsteuer benötigen viel Zeit. KMU Berater Stefan Keller hat hierfür einen wertvollen Tipp: «Besprechen Sie mit dem Treuhänder die Stundensätze.» Denn häufig würden Buchhalter einfach für alle Arbeiten den gleichen, häufig hohen, Stundensatz wählen. «Doch das ist nicht gerechtfertigt: Eine einfache Debitoren-/Kreditoren-Aufstellung ist eine sehr einfache Aufgabe für einen Profi.» Unternehmer sollten darum einen Stundenlohn vereinbaren, welcher der jeweiligen Arbeit entspricht. «Der Buchalter wird das zwar nicht mögen, aber dann stellt sich für ihn halt die Frage, ob er den Auftrag wirklich möchte oder nicht.»

Wer zu spät kommt

Ein anderer wichtiger Punkt, um die eigene Admin-Zeit möglichst kurz zu halten: Fristen müssen eingehalten werden. Zwingend. «Denn wer sie nicht einhält, hat nachher noch mehr Aufwand.» Und wer das richtige Werkzeug anwendet, kann die Geschäftsprozesse zudem deutlich effizienter abwickeln. Das Angebot an Business-Lösungen ist breit, insbesondere für KMU. Keller empfiehlt, hier eine ausführliche Bedarfsanalyse durchzuführen und dann das Produkt zu wählen, dass dem Betrieb am besten entspricht. «Es ergibt wenig Sinn, wenn eine Ein-Mann-Bude ein grosses CRM- oder ERP-Programm erwirbt – dafür reicht auch ein einfaches Outlook- und Office-System.» Doch sobald eine Firma eine gewisse Grösse erreicht hat, mehrere Mitarbeiter vor Ort sind und auch das Kundenportfolio anwächst, sollte man sich Gedanken machen über eine einheitliche und umfassende Lösung machen.

Wie beispielsweise ERP-Systeme. Das Kürzel steht für «Enterprise Ressource Planning». Der Name ist Programm: Unter ERP-Systeme versteht man komplexe Software, die es ihren Anwendern ermöglicht, Firmenressourcen wie Kapital oder Betriebsmittel richtig einzusetzen. Dadurch soll sich in der Praxis der Ablauf von Geschäftsprozessen optimieren lassen.

ERP

ERP-Systeme gehören heute quasi zum Standard-Rüstzeug für viele Unternehmen. Ein grosser Vorteil dieser Anwendungen ist die Flexibilität: Je nach Branche, in der ein Unternehmen tätig ist, unterscheidet sich auch das verwendete System. Einen weiteren wichtigen Einflussfaktor stellt die Grösse eines Unternehmens dar: Ein grosser Konzern beispielsweise muss die Möglichkeit haben, allfällige Tochterunternehmen in sein ERP-System einzubinden. Der Ansatz funktioniert aber auch für KMU. Viele Anbieter haben für kleinere Unternehmen Lösungen im Angebot, die mit einer verringerten Komplexität funktionieren, die Ansprüche der Kleinunternehmen aber dennoch erfüllen.

Die Auswahl der richtigen Lösung ist aber nicht immer einfach. «Wir beraten Unternehmen darum auch dabei, wenn sie dies wünschen», erklärt Keller. Auch andere Beratungsfirmen sind darauf spezialisiert. Für Firmenchefs ist das ein lohnender Aufwand. Denn wie verschiedene Experten aus dem Bereich «Business-Tools» gegenüber «KMU» betonen, arbeiten in der Schweiz viele Unternehmen mit Programmen, die ihren Ansprüchen nicht genügen – oder die eigentlich viel zu komplex sind. Es komme dann durchaus vor, dass nur ein Bruchteil der Möglichkeiten korrekt genutzt werden und die anderen Funktionen gar nicht angewendet werden.