Online Buchhaltung

Wir zeigen Ihnen die Vor- und Nachteile von Online-Buchhaltung auf.

Online-Buchhaltung: Effizient, optimiert und günstig

Finanzen Für einige Startups und KMU ist Buchhaltung eine leidige Nebensache. Online-Buchhaltungs-Lösungen sollen das ändern. Sie vereinfachen Prozesse und sorgen tiefere Kosten.

Patrick Hunkeler

Patrick Hunkeler

Jedes Unternehmen muss Buch führen, um seine Finanzen im Blick zu halten und den gesetzlichen Vorgaben zu genügen. Speziell bei kleineren Unternehmen wird der Buchhaltung zu wenig Priorität eingeräumt. Die Geschäfte laufen eigentlich gut, Aufträge sind genügend da. Doch niemand hat die Zeit oder das Wissen, sich um die Buchhaltung zu kümmern. Ein Treuhänder ist zu teuer. Dadurch gehen Rechnungen nicht rechtzeitig raus, Mahnungen werden verschlampt und eine Übersicht über die eigene Finanzlage kann nur unvollständig gemacht werden.

Kleine Firmen ohne Buchhaltungsspezialisten profitieren am meisten Abhilfe schafft da eine Cloud-basierte Lösung. Besonders für kleinere Firmen sind diese Online-Buchführungsprogramme sehr geeignet – hier braucht man keine Software auf einem eigenen Server, sondern arbeitet direkt im Internet. Somit entfallen Investitionen und Wartungstage für Software-updates. Der zweite wesentliche Vorteil: Der Zugriff ist, sofern man über einen Internetanschluss verfügt, von überall her möglich.

Gratis-Testversionen

Online-Buchhaltung ist für KMU eine gute – und oft günstigere – Alternative zur herkömmlichen Buchhaltungs-Auslagerung. In Bezug auf die tatsächliche Datensicherheit werden bei Cloud-Diensten sicherlich einige Bauchweh bekommen und an Datenskandale denken. Es lohnt sich also, bei der Sicherung und Zertifizierung der Anbieter genauer hinzuschauen.

Viele Anbieter stellen kostenlose Testversionen ihrer Services zur Verfügung. So erhalten Sie schon vor der Auslagerung ein Gefühl für die jeweilige Benutzeroberfläche.

Vorteile der Online-Buchhaltung

  • Ortsunabhängiger Zugriff: Sie benötigen lediglich einen Internet-Zugang und einen Browser, um von jedem Ort auf Ihre Buchhaltungsdaten zuzugreifen. Damit sind auch der externe Treuhänder und alle berechtigten Kadermitarbeiter immer auf dem neuesten Stand.
  • Immer aktuelle Daten: Ihre Daten werden tages- oder wochenaktuell gebucht und sind jederzeit einsehbar.
  • Vielfältige Belegerfassung: Rechnungen können auf der Benutzeroberfläche erfasst werden. Belege lassen sich einscannen und automatisch erfassen.
  • Ohne Software-Installation: Buchhaltung über das Internet gehört zu den sogenannten SaaS-Angeboten (Software-as-a-Service) und benötigt auf der Anwenderseite weder Softwareinstallation noch IT-Vorkenntnisse. Somit fallen auch Updates weg.
  • Tiefere Kosten: Mit einer SaaS-Lösung entfallen die Anschaffung von lokalem Serverplatz sowie der Abschluss von Service-Level-Agreements. Alle Zugriffe auf die Applikationen erfolgen via Internet. Die meisten Anbieter setzen auf das Pay-as-you-go-Prinzip. Das bedeutet, bestimmte Dienstleistungen können verwendet werden, ohne an einen Vertrag gebunden zu sein. Wenn Sie die Software nicht mehr nutzen wollen, können Sie diese einfach kündigen. SaaS-Lösungen schonen das Budget, weil die Mietkosten periodisch – in der Regel monatlich anfallen und auf Monate und Jahre hinaus kalkulierbar sind.
  • Effizienzsteigerung: Das Erstellen von Backups gehört genauso der Vergangenheit an, wie das Aufspielen von Updates. Beides ist automatisiert und wird vom Anbieter der Lösung übernommen. Mit der Einsparung von Buchhaltungs-und IT-Spezialisten kann sich das Unternehmen besser auf seine Kernkompetenzen konzentrieren. Durch die konstante Verfügbarkeit der Daten kann schneller reagiert werden.

Financier working at bank

Nachteile der Online-Buchhaltung

  • Abhängigkeit vom Anbieter: Der Zugriff auf die Daten und auf das Webinterface zur Belegvorerfassung werden von einem externen Anbieter zur Verfügung gestellt und liegen somit ausserhalb des Kontrollbereichs des Unternehmens.
  • Keine eigenen Server: Hier muss vor allem bezüglich der Sicherheit der Daten genau geprüft werden, ob der Anbieter ein professionelles Daten- oder Rechenzentrum mit entsprechenden Sicherheitsvorkehrungen betreibt. Kleinere Anbieter verschwinden oft wieder vom Markt. Wenn einem Cloud-Anbieter vom einen auf den anderen Tag das Geld ausgeht, dann ist leider nicht sichergestellt, dass sich die Daten einfach so exportieren und in einem anderen System wieder importieren lassen. Daher ist es entscheidend, sich für eine Lösung zu entscheiden, welche entweder breit abgestützt ist oder die kein proprietäres System einsetzen. Meist sind es auch die günstigsten Lösungen, welche rasch wieder vom Markt verschwinden: die jahrelange Entwicklungszeit verursacht Kosten, welche schliesslich mit einer kritischen Masse an Kunden in vernünftiger Zeit wieder amortisiert werden müssen. Lassen Sie sich die IT-Security Mechanismen des Anbieters beschreiben und sichern Sie sich vertraglich ab.
  • Zusätzliche Abhängigkeit von der Internetverbindung: Bricht die Internetverbindung einmal ab, so hat der Unternehmer auf die gesamte Buchhaltung keinen Zugriff mehr, auch die Arbeit muss dann eingestellt werden. Deshalb ist ein verlässlicher Telekommunikationsanbieter sehr wichtig.