Zeiterfassung

Dank der Software Xtime lassen sich Arbeitszeiten einfach erfassen.

Zeiterfassungssysteme für eine moderne Arbeitswelt

Technologie Das Schweizer Arbeitsgesetz verpflichtet Unternehmen, die Arbeitszeiten ihrer Angestellten zu erfassen. Dafür sind zeitsparende, automatisierte Lösungen gefragt.

Gerold Brütsch-Prévôt

Gerold Brütsch-Prévôt

Xtime - Die Lösung für die Zeiterfassung

Xtime ist eine moderne und flexible Softwarelösung für das Erfassen und Auswerten der Arbeitszeiten und der Abwesenheiten des Personals. Die Software unterstützt den Unternehmer bei der Kontrolle der geleisteten Arbeitszeiten sowie der Abrechnung allfälliger Über- oder Fehlzeiten.
• Arbeitszeitnachweis
• Überzeitberechnung
• Ferienplanung
• Abwesenheitskontrolle
• Abwesenheitsanträge
• Spesenverwaltung
• Anwesenheitsübersicht
Besondere Flexibilität bietet die Lösung durch ihre verschiedenen Einsatzmöglichkeiten. So können die Zeiten entweder digital über eine Stempeluhr, online, via App oder manuell erfasst werden.

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Wenn es um die Arbeitszeit geht, stehen Schweizer Unternehmen in der Pflicht, Transparenz zu schaffen. So müssen Dauer, Beginn und Ende der geleisteten täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit (inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit) sowie Pausen von einer halben Stunde und mehr ersichtlich sein, wie es in einer Mitteilung des SECO (Staatssekretariat für Wirtschaft) heisst.

Die Erfassungspflicht der Arbeitszeiten ist in der Schweiz je nach Branche gesetzlich geregelt. Wie diese zu erfolgen hat, ist jedoch halbwegs freigestellt.

Was in Beamtendeutsch etwas trocken und kompliziert daherkommt, bringt Fabian Hollenstein, Entwicklungsleiter der Xmatik AG, verständlicher auf den Punkt: «Die Erfassungspflicht der Arbeitszeiten ist in der Schweiz je nach Branche gesetzlich geregelt. Wie diese zu erfolgen hat, ist jedoch halbwegs freigestellt.» Theoretisch wäre es auch möglich, diese manuell zu erfassen.

Zeiterfassungssysteme lohnen sich

Die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden von Hand zu erfassen, stellt im digitalen Zeitalter aber selbst für einen Kleinstbetrieb einen Rückschritt dar – und ist dazu noch fehleranfällig und zeitfressend. Die Einführung eines Zeiterfassungssystems lohnt sich für jede Firmengrösse und Branche. Auch weil interne Schnittstellen, zum Beispiel zur Buchhaltungssoftware, integriert werden können.

Papierkrieg

Kein zusätzlicher Administrationsaufwand

Bisher haben viele Unternehmen aus Angst vor erhöhtem Administrationsaufwand einen lückenlosen Zeitnachweis vernachlässigt. Dabei ermöglichen moderne Hard- und Softwarekomponenten, dass Zeiterfassung nicht zum Zeitfresser wird. Mühevolles, manuelles Erfassen in Excel-Tabellen gehört der Vergangenheit an – heute lassen sich Zeiten sogar per Knopfdruck auf dem Handy «stempeln» und direkt an die Zentrale senden, von jedem vernetzten Ort der Welt.

Für Unternehmen, die sowohl Mitarbeiter an einem festen Standort als auch Aussendienstmitarbeiter beschäftigen, ist eine Kombination aus fest installierter Stempeluhr mit Badges im Büro und der mobilen Variante ideal. Alle Daten laufen zuverlässig und in Echtzeit in einem einzigen Programm zusammen. Sogar Abwesenheitsanträge für das nächste verlängerte Wochenende oder die nächsten Skiferien können von überall ins Büro gesendet werden.

Mit Xtime lassen sich beliebig viele verschiedene Arbeitszeitmodelle definieren und pro Mitarbeiter festlegen.

Flexibel arbeiten

Xtime, die flexible Lösung

Xmatik ProdukteModerne Arbeitszeitmodelle basieren auf immer flexibleren Arbeitszeiten, die ein Zeiterfassungssystem entsprechend erfassen können muss. Mit Xtime lassen sich beliebig viele verschiedene Modelle definieren und pro Mitarbeiter festlegen. So werden automatisch die verschiedenen Saldi je nach Arbeitsgrad und hinterlegtem Modell berechnet und können in zahlreichen Auswertungslisten ausgegeben werden. Auch Ferien und Überzeittoleranzen lassen sich flexibel vorbestimmen. So können die Arbeitszeiten und Abwesenheiten erfasst und entsprechend abgerechnet werden.

Die Xtime-App: Erfassen mit zwei Klicks

Die Mitarbeitenden geben am Anfang die zugeordnete Personalnummer ein und übermitteln ihre Arbeitszeiten durch zwei einfache Klicks auf «An-» oder «Abwesend». In einem Protokoll lässt sich anschliessend die Stempelliste nochmals abrufen, um die Stempelungen zu prüfen. Optional können diese Arbeitszeiten sogar einzelnen Projekten zugeordnet werden, was die Auswertung projektbezogen aufgewendeter Stunden erleichtert und sich entsprechend abrechnen lässt. Mithilfe der App lassen sich so die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden im Büro sowie auswärts Arbeitenden zuverlässig erfassen und für die Abrechnung in einem einzelnen Programm zusammenführen.